ใบเสนอราคา vs ใบแจ้งหนี้ vs ใบเสร็จ — ต่างกันอย่างไร
· อ่าน 5 นาที
1. ใบเสนอราคา (Quotation) — เสนอราคาก่อนขาย
ออกก่อนเริ่มงาน ระบุราคา เงื่อนไข การจ่าย ระยะเวลา ลูกค้ายังไม่ได้ตกลงซื้อ ถือว่าเป็น "ข้อเสนอ" ตามกฎหมาย มีอายุ 7-30 วัน หลังจากนั้นราคาอาจเปลี่ยน ไม่ต้องเสียภาษี ไม่ต้องแจ้งกรมสรรพากร
2. ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล (Invoice) — เรียกเก็บเงิน
ออกเมื่องานเสร็จ (หรือถึงงวดเงิน) เรียกเก็บเงินจากลูกค้า ระบุ: จำนวนเงิน ครบกำหนดจ่ายภายใน X วัน วิธีจ่าย (โอน/QR/เช็ค) ลูกค้ามีหน้าที่จ่าย ถ้าเลยกำหนดมีสิทธิ์คิดดอกเบี้ย 7.5%/ปี ตามประมวลกฎหมายแพ่ง
3. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) — ยืนยันได้เงินแล้ว
ออกเมื่อได้รับเงินครบตามที่ระบุในใบแจ้งหนี้ เป็นหลักฐานว่าหนี้นั้นหมดแล้ว ต้องระบุ: วันที่รับเงิน จำนวน วิธีรับ (เงินสด/โอน/เช็ค) + เลขที่อ้างอิงใบแจ้งหนี้เดิม
4. ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) — สำหรับคน VAT
ถ้าผู้ขายจดทะเบียน VAT (รายได้เกิน 1.8 ล้านบาท/ปี) ต้องออก "ใบกำกับภาษี" แทน Invoice ปกติ ระบุ: เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก เลขที่ใบกำกับภาษี VAT 7% แยกก่อน/หลัง VAT
5. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี (Receipt/Tax Invoice)
เอกสารรวม 2 อย่าง: ใบกำกับภาษี + ใบเสร็จ ใน document เดียว ออกเมื่อลูกค้าจ่ายเงินทันทีพร้อมรับ service (เช่น ร้านค้าทั่วไป) กฎหมายไทยอนุญาต ประหยัด workflow
6. Workflow ที่ถูกต้อง
1) ใบเสนอราคา (Quotation) → ลูกค้า approve → เริ่มงาน
2) งานเสร็จ/ถึงงวด → ใบแจ้งหนี้ (Invoice) → ลูกค้าจ่าย
3) ได้เงิน → ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) + ใบกำกับภาษี (ถ้า VAT)
4) กรณีแก้ไข: Credit Note (ลดมูลค่า) หรือ Debit Note (เพิ่มมูลค่า)
7. ระยะเวลาเก็บเอกสาร
ตามกฎหมายภาษีอากร: ใบกำกับภาษี + ใบเสร็จ + ใบแจ้งหนี้ เก็บ 5 ปี ปัจจุบันเก็บ digital ได้ แต่ต้อง export PDF + backup มั่นคง ถ้าเก็บใน Excel/คอมส่วนตัวหายเมื่อ HDD พัง = ผิดกฎหมายได้ กรมสรรพากรมีสิทธิ์ตรวจย้อนหลัง
💡 EzBOQ — Workflow ครบทุกเอกสารในที่เดียว
EzBOQ สร้าง Quotation → Invoice → Receipt → Tax Invoice ในที่เดียว ตัวเลขทุกเอกสาร match อัตโนมัติ Export PDF + Cloud backup 30 วัน Point-in-Time Recovery 7 วัน + backup ราย 30 วัน ปลอดภัยกว่า Excel 100x เริ่มฟรี 10 เอกสาร/เดือน